Template Google Sheets untuk Jadwal dan Booking Studio (dan Kapan Harus Berhenti Memakainya)
Struktur Google Sheets yang rapi untuk jadwal kelas, booking, dan sisa paket di studio kecil, lengkap dengan kolom yang wajib ada. Plus tanda-tanda spreadsheet sudah tidak cukup.
Studio yang baru buka tidak harus langsung berlangganan sistem. Google Sheets yang disusun dengan benar bisa menopang 20–30 member pertama tanpa masalah. Yang penting adalah strukturnya: kebanyakan spreadsheet studio gagal bukan karena Sheets-nya, tapi karena semuanya dicampur dalam satu tab.
Artikel ini memberi struktur yang bisa langsung ditiru, lalu menjelaskan dengan jujur kapan struktur ini mulai pecah.
Prinsip: satu tab, satu jenis data
Buat empat tab terpisah. Jangan pernah menyimpan dua jenis data di tab yang sama.
Tab 1: Layanan
| Kolom | Isi |
|---|---|
| ID layanan | Kode singkat, misalnya REF-60 |
| Nama | Reformer 60 menit |
| Durasi (menit) | 60 |
| Kapasitas | 6 |
| Harga satuan | 150000 |
Tab 2: Jadwal
Satu baris per sesi, bukan per minggu.
| Kolom | Isi |
|---|---|
| ID sesi | 2026-10-20-0700-REF |
| Tanggal | 2026-10-20 |
| Jam | 07:00 |
| ID layanan | REF-60 |
| Instruktur | Nama |
| Kapasitas | 6 |
| Terisi | =COUNTIF(Booking!C:C, A2) |
| Sisa | =F2-G2 |
Tab 3: Booking
Satu baris per orang per sesi. Ini tab yang paling sering diisi.
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Tanggal input | Otomatis |
| Nama pelanggan | |
| ID sesi | Diambil dari tab Jadwal |
| Sumber bayar | Paket / Bayar satuan |
| Status bayar | Lunas / Belum |
| Hadir | Ya / Tidak / kosong |
Tab 4: Paket
| Kolom | Isi |
|---|---|
| Nama pelanggan | |
| Jenis paket | 10 sesi |
| Tanggal beli | |
| Kedaluwarsa | =C2+90 |
| Kredit awal | 10 |
| Terpakai | =COUNTIFS(Booking!B:B, A2, Booking!D:D, "Paket", Booking!F:F, "Ya") |
| Sisa | =E2-F2 |
Aturan pemakaian yang menjaga spreadsheet tetap benar
- Hanya satu orang yang mengisi tab Booking di satu waktu. Dua admin mengisi bersamaan adalah sumber double booking.
- Kolom Hadir diisi instruktur setelah kelas, bukan admin dari ingatan.
- Jangan mengedit rumus. Kunci sel rumus lewat Protect range.
- Cek tab Paket setiap Senin untuk kredit yang hampir kedaluwarsa.
Kapan struktur ini mulai pecah
Tanda-tandanya jelas dan biasanya muncul bersamaan:
- Lebih dari 40 member aktif, sehingga tab Booking menjadi ribuan baris dan rumus COUNTIFS mulai lambat.
- Pelanggan bertanya sisa paket lebih dari 5 kali sehari.
- Ada pembayaran online yang harus dicocokkan manual, lihat cek mutasi manual.
- Pelanggan ingin booking sendiri jam 11 malam, dan tidak ada yang membalas.
- Dua cabang atau lebih dari dua admin.
Di titik ini, yang hilang bukan ketelitian, tapi waktu. Spreadsheet tidak bisa menerima booking, menagih, mengirim pengingat, atau menolak orang ketujuh di kelas berkapasitas enam.
Pindah dari spreadsheet tanpa kehilangan data
Struktur empat tab di atas sengaja dibuat mirip dengan cara sistem booking menyimpan data: layanan, jadwal, booking, paket. Saat pindah, tab Layanan dan Paket bisa dipindahkan hampir apa adanya; tab Jadwal dibuat ulang sebagai jadwal berulang; tab Booking hanya perlu untuk sesi yang akan datang.
Lihat bagaimana paket dan membership dan jadwal kelas menggantikan tab-tab itu, dengan pelanggan yang bisa melihat sisa kreditnya sendiri.
Pertanyaan yang sering muncul
Bisa dipakai untuk salon atau klinik? Bisa. Ganti "sesi" dengan "slot" dan "kapasitas" dengan jumlah terapis yang tersedia.
Apakah Google Sheets bisa menerima booking dari pelanggan? Lewat Google Form, ya, tapi tanpa kuota dan pembayaran. Admin tetap harus memeriksa setiap kiriman.
Berapa lama biasanya studio bertahan dengan spreadsheet? Bervariasi, tapi umumnya sampai 30–50 member aktif atau sampai pembayaran online mulai diminta pelanggan.
Topik
