Paket Kelas Masih Dicatat di Spreadsheet? Risiko dan Cara Memperbaikinya

Spreadsheet adalah sistem manajemen paket pertama hampir setiap studio: satu baris per member, satu kolom per sesi, tanda centang setiap kali datang. Sampai 30 member, ini bekerja. Di atas 80 member dengan beberapa jenis paket, mulai terjadi hal-hal yang mahal.

Apa yang biasanya salah

Kredit terpakai dua kali, atau tidak sama sekali

Instruktur mencentang di kelas, admin mencentang lagi saat merekap. Atau sebaliknya, keduanya mengira yang lain sudah mencatat. Member yang kreditnya "habis" lebih cepat dari seharusnya akan protes, dan studio tidak punya bukti.

Masa berlaku yang tidak terpantau

Paket 10 sesi berlaku 3 bulan. Siapa yang mengecek tanggal kedaluwarsa tiap minggu? Biasanya tidak ada, sehingga paket yang seharusnya hangus tetap dipakai, atau member kaget saat tiba-tiba dinyatakan hangus.

Member tidak bisa melihat sisa kreditnya

Setiap pertanyaan "sisa saya berapa?" menjadi pekerjaan admin: buka file, cari nama, hitung, balas. Dua puluh pertanyaan seperti ini sehari sama dengan satu jam kerja.

Tidak ada hubungan dengan jadwal

Spreadsheet tidak tahu kelas mana yang sudah penuh. Member bisa "membooking" lewat chat untuk kelas yang kuotanya sudah habis, dan admin baru sadar saat merekap.

Cara sistem paket dan membership bekerja

Di sistem yang terintegrasi dengan jadwal, paket adalah dompet kredit yang terhubung langsung ke booking:

1. Studio membuat paket: jumlah kredit, harga, masa berlaku, dan kelas apa saja yang menerimanya.
2. Member membeli paket dari website dan membayar online.
3. Setiap kali member booking kelas yang sesuai, satu kredit berkurang otomatis.
4. Kalau member membatalkan sesuai aturan, kredit kembali sendiri.
5. Member melihat sisa kredit dan tanggal kedaluwarsa di akunnya.

Detailnya ada di paket dan membership.

Membership bulanan vs paket sesi

Paket sesi cocok untuk member yang datang tidak teratur dan untuk penawaran perkenalan (misalnya paket 3 sesi untuk pelanggan baru).

Membership bulanan cocok untuk member rutin: akses dengan kuota tertentu per bulan atau tanpa batas, diperpanjang otomatis. Membership juga memberi pendapatan yang lebih bisa diprediksi.

Banyak studio menjalankan keduanya: paket untuk masuk, membership untuk bertahan.

Memindahkan data dari spreadsheet

Yang perlu disiapkan sebelum migrasi:

• Daftar member aktif dengan email atau nomor WhatsApp.
• Sisa kredit per member dan tanggal kedaluwarsa paketnya.
• Jenis paket yang masih dijual dan yang sudah tidak dijual tapi masih ada sisa kreditnya.

Tim DIRO membantu memasukkan sisa kredit saat onboarding, jadi member tidak kehilangan apa pun saat pindah.

Aturan yang sebaiknya ditulis sejak awal

• Masa berlaku per jenis paket.
• Apakah kredit kembali kalau member membatalkan, dan sampai batas waktu kapan. Lihat aturan reschedule dan pembatalan.
• Apakah paket bisa dipakai untuk kelas lain selain yang dibeli.
• Apakah paket bisa dibagi dengan orang lain (biasanya tidak).

Aturan yang ditulis di sistem akan dijalankan konsisten; aturan yang hanya ada di kepala admin akan dinegosiasikan setiap hari.

Pertanyaan yang sering muncul

Bisa jual paket yang hanya untuk kelas tertentu? Bisa. Setiap paket menentukan kelas mana yang menerima kreditnya.

Bagaimana kalau member minta perpanjangan masa berlaku? Admin bisa mengubah tanggal kedaluwarsa per member dari dashboard, dan perubahannya tercatat.

Apakah member harus install aplikasi? Tidak. Sisa kredit terlihat dari halaman akun di website studio, dibuka lewat browser HP.